POLÍTICA DE PRIVACIDADE E TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS DA CASFIG
I – Nós e o nosso compromisso
A CASFIG – Coordenação de âmbito Social e Financeiro das habitações do Município de Guimarães, EM, Unipessoal, Lda. é uma empresa dotada de autonomia estatutária, administrativa e financeira, a seguir designada apenas por CASFIG, que se dedica á promoção e gestão do património imobiliário habitacional, em especial e primordialmente as habitações sociais do Município de Guimarães.
Tendo em cinta a proporcionalidade e adequação impostos pela capacidade de alocação dos recursos e meios técnicos ao seu alcance, a CASFIG está profunda e genuinamente comprometida e empenhada em dar proteção aos seus clientes e trabalhadores regulares ou ocasionais, bem como aos utilizadores dos nossos diversos suportes e plataformas, físicas ou digitais, mormente dossiers em papel, ficheiros digitais e/ou websites em uso ou a implementar, no que diz respeito à sua privacidade e ao tratamento e circulação de dados pessoais.
II – Os nossos dispositivos de recolha e suportes de dados pessoais em uso
Dispomos, editamos e gerimos os seguintes suportes de dados pessoais:
– Sistema informático composto por um conjunto de soluções de software suportados num conjunto de dispositivos de hardware e outras soluções similares, incluído serviços de email e outros repositórios digitais externos e soluções de comunicação.
– Arquivos em papel acondicionados em armários e estantes em salas de acesso restrito.
– Website da CASFIG: http://www.casfig.pt/
III – Abrangência pessoal e material da presente política de privacidade
A presente política de privacidade obriga a que a empresa, exclusivamente no concerne aos dados pessoais, que recolha, trate e faça circular.
Igual política ou equiparada será ainda assumida, por via contratual celebrada com a CASFIG, pelas entidades que tratarem desses mesmos dados pessoais em nome desta.
A disponibilização através do referido website http://www.casfig.pt/ e de outros links de acesso a outros websites alheios à CASFIG, é feita de boa-fé e no interesse do utilizador, não podendo esta ser responsabilizada, seja por que forma for, pela recolha, tratamento e destino dos dados nesses websites, nem pela fiabilidade, exatidão, licitude e funcionalidades aí disponíveis, não lhes sendo, por conseguinte, aplicável esta política de privacidade.
A CASFIG considera obrigatória e presumirá para todos os efeitos, sem possibilidade de prova em contrário, que procederá à leitura das políticas de privacidade de todos os websites a que aceder.
IV – A razão de ser e a publicitação desta política de privacidade
Para além de a implementar nos seus processos organizativos, a CASFIG redigiu a presente política de privacidade com o objetivo de disponibilizar, dar a conhecer e publicitar um instrumento explicativo das regras gerais de privacidade e tratamento de dados pessoais que recolhe, sempre no estrito cumprimento da legislação atinente.
Para o efeito, o texto da presente política de privacidade estará disponível em suporte papel afixado em local visível e em suporte digital no website http://www.casfig.pt/ .
O prescrito nesta política de privacidade complementa o estipulado na mesma matéria nos contratos, formais ou informais, que os visados celebrem com a CASFIG.
Solicitamos-lhe que leia por favor esta política de privacidade com atenção, pois, o disponibilizar os seus dados pessoais, seja presencialmente, seja aquando do acesso ao aludido website, implica que conhece e aceita as condições aqui constantes e o tratamento deles para os fins lícitos e legítimos previstos por Lei.
A CASFIG reserva-se expressamente o direito de, a todo o tempo, alterar a presente política de privacidade, sendo o resultado delas devidamente publicitada pelos mesmos meios.
V – Conceito de dados pessoais
Por dados pessoais entender-se-á qualquer informação ou registo, de qualquer natureza e independentemente do respetivo suporte ou formato, designadamente som, imagem, escrito, quirógrafo ou característica, relativa a pessoa singular identificada ou identificável.
Considera-se identificável a pessoa que consiga ser direta ou indiretamente identificada por referência a um ou mais dados pessoais específicos, isoladamente considerados ou conjugados entre si, mormente da sua identidade física, fisiológica, psíquica, económica, étnica, cultural, geográfica, social ou a sua localização.
VI – A entidade responsável pelo tratamento dos dados pessoais
A entidade responsável pela recolha e tratamento dos dados pessoais é a CASFIG, que, no contexto das relações que mantém com o titular dos dados pessoais estabelece, sempre sob fundamento lícito e legítimo, quais os dados recolhidos, os meios de tratamento e as finalidades dessa recolha e tratamento.
VII – Tipos de dados pessoais recolhidos e tratados
No âmbito da sua atividade a CASFIG recolhe e trata, designadamente:
- Dados pessoais dos seus utentes/beneficiários/apoiados/arrendatários ou candidatos e respetivos familiares são recolhidos e tratados pela CASFIG com a finalidade de prestação de serviços da resposta social “concessão/apoio a atribuição e manutenção de habitação”, tratando neste âmbito as categorias de dados de identificação, contactos, fiscais, financeiros, agregado familiar, sociais, situação profissional, de saúde e situação de incapacidade clinica entre outros estritamente necessários, proporcionais e lícitos.
- Dados pessoais necessários ao recebimento de serviços dos seus fornecedores, tratando neste âmbito dados como nome, número de identificação fiscal, a morada, o número de telefone e o endereço eletrónico entre outros estritamente necessários, proporcionais e lícitos.
- Dados pessoais necessários à execução do contrato de trabalho ou de prestação de serviço celebrados com os seus trabalhadores, tratando neste âmbito dados como o nome, número de documento de identificação e demais dados deste, número de identificação fiscal, composição do agregado familiar, número de segurança social, endereço, números de telefone e endereço de correio eletrónico, dados de saúde, de acesso, localização, entre outros estritamente necessários, proporcionais e lícitos.
- Dados pessoais necessários ao cumprimento de obrigações legais, seja para com entidades públicas seja para com entidades privadas, tratando neste âmbito dados como o nome, número de documento de identificação e demais dados deste, número de identificação fiscal, composição do agregado familiar, número de segurança social, endereço(s), números de telefone e endereço de correio eletrónico, dados de saúde, entre outros estritamente necessários, proporcionais e lícitos.
- Dados pessoais necessários ao exercício dos direitos da CASFIG no âmbito das relações aludidas nos itens anteriores, e na prossecução da sua atividade e interesse legítimo, mormente, à gestão contabilística, fiscal e administrativa, à gestão de contencioso, à prova judicial, à deteção de fraude, à proteção de receita e auditoria, á gestão de rede e sistemas, ao controlo da segurança da informação e da segurança física, e á segurança das instalações.
Sem embargo do cumprimento das normas legais, ou ordens legítimas provindas de autoridade competente, relativamente à conservação e transmissão de dados, a CASFIG procede somente ao tratamento de dados pessoais necessários á sua atividade, na justa e estrita medida exigida pela natureza da relação contratual ou de outra natureza, estabelecida com o titular desses dados, ou do consentimento deste, prévio, legítimo, lícito e informado, eventualmente existente.
VIII – Momento e modo de recolha dos dados pessoais
A CASFIG recolhe dados pessoais pessoalmente, por escrito, por telefone ou através do seu website.
Via de regra, os dados pessoais são recolhidos quando se inicia a relação ou colaboração, contratual ou de outra natureza necessária à persecução da atividade da CASFIG, entre esta e o titular dos dados.
O nosso website pode recolher formulários de contacto, estes serão enviados diretamente para o nosso servidor de email através de uma ligação encriptada ficando apenas disponíveis para os nossos responsáveis pelo tratamento de dados. Sempre que necessário, a informação será disponibilizada a um responsável de um departamento específico, para resolução do pedido.
Alguns dados pessoais são de recolha obrigatória e necessária para o início e normal e legal desenvolvimento da referida relação ou colaboração, pelo que na falta ou insuficiência desses dados, esta não se iniciará nem prosseguirá, sendo que, neste caso, a CASFIG informará o titular dos dados dessa natureza obrigatória e necessária.
Tirando os dessa natureza, os que constem de qualquer lista pública e os que possam ser usados no interesse legítimo da CASFIG, os seus dados apenas serão recolhidos e tratados se e para as finalidades que previamente consentir, de forma livre, informada, específica e inequívoca, por meio de declaração escrita, oral ou através da validação de uma opção, designadamente para a subscrição de newsletters ou outras comunicações.
Caso pretenda deixar de receber estas comunicações, pode manifestar a sua oposição a todo o tempo. Os dados recolhidos serão tratados documentalmente, seja em suporte de papel, seja digital, no estrito cumprimento da legislação que regula a proteção de dados pessoais, sendo armazenados e contidos em arquivos de papel e/ou base de dados específica, criadas e geridas para o efeito e de acesso restrito e exclusivo aos trabalhadores da CASFIG que necessariamente os têm de tratar na prossecução da atividade desta. Em situação alguma, os dados recolhidos serão utilizados para outra finalidade para além daquela para a qual foi dados o consentimento pelo titilar, sendo este necessário, ou para a finalidade lícita e legítima que fundou a recolha.
IX – Finalidades da recolha e tratamento dos dados pessoais
No geral, os dados pessoais recolhidos visam a gestão dos processos relacionados com utentes/beneficiários/apoiados/arrendatários, fornecedores e trabalhadores, a contratação e a gestão da relação contratual com clientes, fornecedores e trabalhadores, o recebimento e/ou á prestação dos serviços/fornecimentos contratados, a gestão contabilística, fiscal e administrativa, a gestão de contencioso, a prova judicial, a deteção de fraude, a proteção de receita e auditoria, a gestão de rede de sistemas, o controlo da segurança da informação e da segurança física, a segurança das instalações, o cumprimento de obrigações legais e para as demais finalidades para as quais a Lei reconheça à CASFIG interesse legítimo.
Aquando da recolha de dados, ou quando o solicitar, será informado com mais detalhe sobre o tratamento que fizermos dos seus dados.
X – prazos de conservação dos seus dados pessoais
Sempre que exista exigência legal específica que obrigue a conservar os dados por um período de tempo mínimo, será este observado pela CASFIG.
A CASFIG manterá os seus dados pessoais armazenados durante o período de tempo mínimo e estritamente necessário à finalidade para a qual a informação é recolhida e tratada, após o que os eliminará.
XI – Direito de acesso, retificação, oposição, apagamento, limitação e portabilidade dos seus dados pessoais
É pela CASFIG garantido ao titular dos dados pessoais, o direito ao acesso, retificação, oposição, apagamento, limitação e portabilidade dos seus dados pessoais.
O exercício destes direitos pode ser exercido mediante comunicação escrita remetida para o nosso endereço postal sita na Rua capitão Alfredo Guimarães, nº 354 – Azurém, 4810-019 Guimarães, ou eletrónico geral@casfig.pt.
Caso considere pertinente, pode apresentar reclamação junto da Comissão nacional de Proteção de dados – Av. D. Carlos I, 134 – 1º, 1200-651 Lisboa – Tel. +351 213928400 – Fax. +351 213976832 – email. geral@cnpd.pt
XII – Medidas que adotamos com vista à segurança dos seus dados pessoais
A CASFIG observa as melhores práticas, para o que adota as medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco, no domínio da segurança e da proteção de dados pessoais, tendo para tal aprovado e implementado exigente plano de conformidade com os objetivos, a Lei e o interesse dos titulares dos dados pessoais, capaz de acautelar a proteção dos dados que nos são disponibilizados por todos quantos de algum modo se relacionam connosco, de modo a protege-los contra a sua difusão, perda, uso indevido, alteração, tratamento ou acesso não autorizado, bem como, contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.
Assim, o(s) formulário(s) de recolha de dados pessoais digitais ou em papel, sejam os preenchidos nas instalações físicas da CASFIG sejam no website, (sendo que estas origens obrigam a sessões encriptadas do Browser) seja junto de alguns trabalhadores da CASFIG, ficam armazenados de forma segura nos nossos repositórios físicos e sistemas digitais.
Todos os dados pessoais que nos cede sobre si, encontram-se num repositório da própria CASFIG, ou de um subcontratante, a coberto de todas as medidas de segurança físicas e logísticas avançadas, que entendemos serem indispensáveis á proteção dos seus dados pessoais.
Sempre que, na prossecução legítima e lícita dos objetivos da atividade da CASFIG, esta adote medidas de monitorização dos seus trabalhadores, mormente no que concerne ao controlo de acesso, dos horários de trabalho, das tarefas e produtividade, da circulação e transporte, não só os visados terão conhecimento prévio da respetiva implementação – sendo-lhe, sempre que legalmente necessário e lícito, solicitado o respetivo consentimento – como as ferramentas para o efeito usado assegurarão o mesmo nível de segurança dos dados pessoais por elas recolhidos e tratados.
Do referido plano de conformidade e segurança faz parte a existência em funções de um Encarregado de Proteção de dados Pessoais designado, a quem incumbe, entre o mais, verificar esta política de privacidade, manter claras as regras de tratamento de dados pessoais e comunicar com as autoridades de controlo, garantindo a todos quantos confiam à CASFIG o tratamento dos seus dados pessoais, o conhecimento efetivo do modo como esta os trata e quais os direitos que lhes assistem nesta matéria.
XIII – O encarregado de proteção de dados pessoais designado
As funções do Encarregado de Proteção de Dados incumbem à entidade nomeada Sincronideia, Lda. Este poderá ser contactado através de carta enviada para a morada da CASFIG, ou pelo endereço eletrónico dpo@casfig.pt, ou pelo telefone 253519881.
XIV – Comunicação de dados a outras entidades, subcontratantes ou terceiros
A CASFIG pode recorrer a subcontratantes para efeito de recolha e tratamento de dados, com as mesmas finalidades que aquela visa, obtendo dessas entidades por via contratual, garantia de reputação e obrigação de desenvolver as medidas técnicas e organizativas adequadas à proteção dos dados e assegurar a defesa dos direitos dos titulares. Em certas circunstâncias determinadas por Lei, determinados dados pessoais poderão ter de ser comunicados a autoridades públicas, como por exemplo autoridade tributária, tribunais e forças de segurança.
Deste modo, qualquer dessas entidades subcontratadas tratará os dados pessoais dos nossos clientes, em nome e por conta da CASFIG, sob obrigação de adotar as medidas técnicas e organizacionais adequadas ao risco de forma a proteger os dados pessoais contra a destruição, acidental ou ilícita, a perda acidental, a alteração, a difusão ou o acesso não autorizado e contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.
XV – Transferência de dados pessoais
A prossecução da atividade da CASFIG pode implicar a transferência dos seus dados para fora de Portugal.
Nesta eventualidade a CASFIG cumprirá rigorosamente as disposições legais e aplicáveis, nomeadamente quanto á determinação da fiabilidade e adequabilidade do País de destino no que respeita à proteção de dados pessoais e aos requisitos aplicáveis a tais transferências.
XVI – Cookies
“Cookies” são pequenas etiquetas de software que são armazenadas no seu computador através do navegador (browser), que por regra retêm apenas informação relacionada com as suas preferências, não incluindo, como tal, dados pessoais que sejam alvo de tratamento pela CASFIG.
Sempre que eventualmente não seja o caso, ao utilizador será sempre solicitado consentimento para os fornecer, nos termos legais.